راه حل مدیریت استراتژیک - مدیریت روشمند

راه حل مدیریت استراتژیک

مدیریت استراتژیک

راه حل مدیریت استراتژیک یکی از راه حل های نرم افزاری شرکت روشمند است، و بصورت بسته ای است که به سازمانها کمک می کند که یک نظام کامل مدیریت استراتژیک را در سازمان خود مستقر کنند. که این بسته حاوی مواردی است که به شرح آن می پردازیم:

۱- مدل استراتژی

هر سازمانی از مدل ها، روش ها و ابزارهای خاص خود سازمان برای برنامه ریزی استراتژیک خود استفاده می کند و این مدل ها بسیار متنوع و در سازمانهای مختلف متفاوت هستند. این مدل ها به سازمان کمک می کنند که سازمان تفکرات و اندیشه های خود را در خصوص آینده، در یک چارچوب و مدل درآورده، بصورتی که قابل فهم ، قابل برنامه ریزی و قابل خرد کردن به برنامه های عملیاتی، اهداف و شاخص های عملکردی باشد.
نخستین موردی که در راه حل استراتژی پوینتر وجود دارد، مدل استراتژی می باشد یعنی مدلی که سازمان برای کلیه مراحل از آن استفاده می کند. این مدل بخش های مختلفی را در خصوص نظام مدیریت استراتژیک مشخص می کند.

۱-۱- عناصر و ارکان استراتژیک چیست!

اصولا در سازمان های مختلف از واژه های مختلفی در بحث استراتژی استفاده می کنند. مثلا چشم انداز ما این است که جزء سه شرکت برتر در صنعت خودمان شویم. که در مرحله بعد این چشم انداز را به اهدافی خرد می کنیم. اهداف کلان واژه ی دیگری است که چشم انداز را کمی می کند به طور مثال سوم بودن به این معناست که از نظر سود دهی یا سهم بازار ما در رتبه ی یک تا سه باشیم. که در مرحله بعد برای آنها استراتژی -که عنصری دیگر است- تدوین کرده و در ادامه برای آن برنامه تعریف می کنیم.
این واژه ها در ادبیات استراتژی در سازمان های مختلف متفاوت می باشد. برای مثال واژه های بکار رفته در متدولوژیهای SWOT و برایسون متفاوت هستند.
در قسمت مدل سازی نرم افزار پوینتر قابلیتی گذاشته شده که سازمان از هر ترمینولوژی و ادبیاتی که استفاده کند، میتواند مدل های استراتژیک خاص خود را در نرم افزار ایجاد کند. در زیر به نمونه هایی از مدل های سازمان های مختلف آورده شده است:
Modelssmall

۲-۱- ارتباطات

در این قسمت رابطه ها پیاده سازی می شوند برای مثال ارکان استراتژیک به عناصر استراتژیک چه ارتباطی دارند یا ماموریت موضوعی کلی است ولی چشم انداز به یک سری اهداف کلان خرد شده و اهداف کلان به اهداف سازمان خرد می شوند و بدین صورت این ارتباطات در پوینتر پیاده سازی می شوند.
نکته ی قابل توجه این است که در نرم افزارهای متداول دنیا ارتباطات بین عناصر برنامه ریزی عمدتا بصورت درختی مدل می شود (بصورت یک به چند)، در صورتی که بعد از تلاش بر روی مدل های ریاضی نرم افزار پوینتر، توانسته است این ارتباطات را به روابط چند به چند تبدیل کند برای مثال یک هدف بر روی چند استراتژی و یک استراتژی از چند هدف سرچشمه می گیرد.
نرم افزار پوینتر این قابلیت را دارد که یک ابر گراف از کل نظام برنامه ریزی ایجاد کند، با این منطق که لایه های پایین چگونه روی لایه های بالا تاثیر می گذارند. کاربرد این ابر گراف، مبنای تحلیل های بعدی نرم افزار خواهد بود.
Graphsmall

۳-۱- وزن دهی

در این بخش روی گرافی که در مرحله ارتباطات مشخص شده وزن مشخص می کنیم. در سیستم پوینتر طبق شکل یک آیتم حاوی چند وزن می باشد که روی لایه های بالاتر خود تاثیر گذاشته است.
وزن اثر (ei) : نشان دهنده این است که یک هدف اگر محقق شود، با چه شدتی روی لایه های بالاتر اثر می گذارد.
وزن اهمیت (wi) : نشان دهنده این است که یک هدف اهمیتش نسبت به سایر اهداف چقدر است.
وزن زمانی (ti) : این وزن بر اساس تاریخ شروع و پایان هر برنامه یا هدف و همچنین محاسبه Duration یا مدت محاسبه می شود که نشان دهنده این است که در هر لایه هر آیتم چند در صد از کل مدت زمان انجام را بین کلیه آیتم ها به خود اختصاص داده است یعنی وزن زمانی یک آیتم نسبت به دیگر آیتم ها مشخص می شود.
وزن هزینه ای (bi) : برای انجام هر آیتم بودجه ای باید تخصیص داده شود که این وزن نشان دهنده این است که بودجه یک آیتم نسبت به دیگر آیتم ها چقدراست.
در این نوع مدل وزن دهی نرم افزار پوینتر، این قابلیت وجود دارد که با دادن وزن اهمیت، سیستم قادر است وزن اثر را محاسبه کند یا با دادن وزن اثر، سیستم، وزن اهمیت را محاسبه می کند. که این کاربرد فوق العاده ای در تحلیل و بررسی دارد.

۴-۱- فیلدهای اطلاعاتی

به این گونه است که نرم افزار پوینتر این قابلیت را دارد که ما می توانیم فیلدهای اطلاعاتی مختلف برای هر لایه تعریف کنیم. برای مثال برای لایه موضوع، فیلدهای اطلاعاتی نام موضوع، اهداف مرتبط، جنس هدف، خروجی هدف و… تعریف می کنیم و این فیلدهای اطلاعاتی در نهایت در گزارشگیری به ما کمک می کنند.

۲- فازبندی

نرم افزار پوینتر این قابلیت را دارد که فرآیند مدیریت استراتژیک را به چند فاز شکسته و فازها را در نرم افزار وارد کرده و آنها را زمانبندی نماید و در زمان های مشخص هر فاز را در سازمان به اجرا در آورد و پایش کند.
به طور کلی فاز بندی نظام مدیریت استراتژیک می تواند به شکل زیر باشد (البته هیچ الزامی در آن نیست و سازمان می تواند خود فازبندی را تعریف کند) :
فاز اول – تدوین یا بازنگری برنامه ریزی استراتژی : در این فازسازمان برنامه ریزی استراتژی خود را تدوین یا بازنگری می کند.
فاز دوم – جاری سازی استراتژی : بعد از تدوین یا بازنگری برنامه ریزی استراتژی، سازمان برنامه تدوین شده را به اهداف و اقدامات سازمانی خود خرد می کند.
فاز سوم – برنامه ریزی عملیاتی : در این فاز اقدامات را به برنامه ها و فعالیت های اجرایی که افراد باید انجام دهند در بازه زمانی مشخص خرد می کند.
فاز چهارم – ارزیابی عملکرد : در این فاز میزان تحقق برنامه های عملیاتی و اهداف جاری سازی پایش می شوند.

۳- مشخص کردن فرآیندهای نظام مدیریت استراتژیک و سبک حکمرانی نظام مدیریت استراتژیک در سازمان

جهت جاری و ساری شدن نظام مدیریت استراتژیک در سازمان، ما باید فرآیندهای استراتژیک و جریان کاری که برای تعریف، تایید، تصویب و ابلاغ برنامه های استراتژی، جاری سازی و عملیاتی داریم و همچنین سطوح دسترسی و اختیارات لایه های مختلف سازمان را مشخص کنیم. برای مثال آیا یک مدیر برای بخش خود میتواند برنامه ریزی عملیاتی کند یا اینکه معاون آن بخش باید تایید کند یا اینکه حتما همه ی تاییدیه ها تا بالاترین سطح سازمان باید انجام گیرد. که تمامی این موارد در این فاز مشخص می شود. این فاز از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا سازمان ها با توجه به سطح بلوغ، نوع کسب و کار، سبک رهبری، حساسیت استراتژی در برهه زمانی خاص برای آنها و نوع حکمرانی برنامه ریزی استراتژیک آنها متفاوت خواهند بود.
یکی از مهمترین قابلیت های نرم افزار پوینتر این است که امکان طراحی حکمرانی برنامه ریزی استراتژیک را به سازمان می دهد. این حمکرانی شامل موارد زیر می باشد:

۱-۳- مدل سازمانی

سازمان ها را از لحاظ ساختار به هلدینگی، توزیع شده و برخی دیگر با ساختار ساده تعریف می کنیم.
حال یکی از سوالاتی که معمولا برای سازمان مطرح است این است که در کدام سطوح سازمان برنامه ریزی استراتژیک باید انجام پذیرد؟
برای مثال در شرکتهای هلدینگی برنامه ریزی استراتژیک در سطح شرکت مادر یا شرکتهای زیرمجموعه انجام می پذیرد؟ در سازمان برنامه ریزی استراتژیک در سطح ستاد یا شعب استانی انجام می پذیرد؟ آیا برنامه ریزی استراتژیک در همه شعب استانی شبیه هم هستند یا هر کدام بسته به مقتضیات آنها برنامه ریزی استراتژیک متفاوت دارند؟ آیا در هر شرکت جاری سازی استراتژیک در سطح معاونت ها انجام می پذیرد یا سطح مدیریت ها، واحد ها یا سطح فرد؟
اصولا تصمیم گیری راجع به اینکه ما تا چه سطحی میخواهیم استراتژی را به عملیات پیوند بزنیم، بخشی از حکمرانی نظام مدیریت استراتژیک است، سوالی مهم است که ما در استراتژی به آن پاسخ می دهیم! حال هر پاسخی سازمان به این سوال دهد، نرم افزار پوینتر قابلیت مدل سازی آن را دارد.

۲-۳- نوع و روش خرد کردن استراتژی

روشهای مختلفی برای خرد کردن استراتژی به سطوح پایین تر وجود دارد.
۱- روش تسهیم : در این روش اهداف استراتژی لایه های پایین عینا بخشی از اهداف استراتژی لایه های بالاتر است.
۲- روش تفسیر : در این روش اهداف لایه های پایین تر، همان اهداف لایه های بالاتر است که بسته به ماموریت لایه های پایین در لایه پایین ترجمه شده است.
۳- روش ترکیبی : در این روش وقتی برنامه ریزی استراتژیک از لایه بالا به لایه پایین تر می آید، به لایه پایین در سازمان این آزادی عمل داده می شود که برخی از اهداف را تسهیم، برخی را تفسیر و برخی دیگر را اختصاصی برای خود تعریف کند. اهدافی که در برنامه ریزی استراتژیک دیده نشده ولی از نظر این واحد برای تعالی کسب و کار ضروری می باشد.
نوع برنامه ریزی و نوع خرد کردن استراتژی در سازمان باید مشخص شده و در نرم افزار پوینتر این قابلیت وجود دارد که نرم افزار خود را با هر کدام از روش ها تطابق دهد.

۳-۳- جریان کار و فرآیند

اصولا در مدیریت استراتژیک انجام فاز های محتلف برای برنامه ریزی یا کنترل تابع یک فرآیند یا جریان کار است. این جریان کار یک فاز را بر اساس مسئولیتها به مراحل کوچکتر می شکند. که این مسئولیتها نقش افراد مختلف را مشخص کرده و توالی وظایف افراد واینکه چه کسی باید چه چیزی را برای چه کسی آماده کند را مشخص می نماید.
برای مثال در فاز جاری سازی سطح بخش فرآیندی تعریف می کنیم، به این گونه که ابتدا نماینده آموزش دیده ی مدیریت بازاریابی اهداف بخشی بازاریابی را تعریف کرده و به مدیر مسقیم خود ارسال می کند، مدیر اهداف را رویت و تایید کرده و برای دپارتمان طرح و برنامه ارسال می شود. دپارتمان طرح و برنامه در ابتدا کنترل تطابق با استراتژی سازمان را انجام داده و در مرحله بعد شاخص های عملکردی را برای آنها مشخص کرده و در نهایت برای معاون بازاریابی ارسال می کند. در صورت تایید معاون بازاریابی، اهداف برای کارگروه استراتژی ارسال شده و تصویب می شود.
این جریان کار در سازمان های مختلف متفاوت است. این جریان کار نشان می دهد سطوح اختیار به چه شکل دیده شده اند.
نرم افزار پوینتر این قابلیت را دارد که جریان کار ها را بسته به نیاز سازمان در موتور طراحی جریان کار خود پیاده سازی نماید.

۴-۳- تعامل

یکی از قابلیت هایی که در مدیریت استراتژیک وجود دارد قابلیت تعامل است. به این شکل که یک مدیر برنامه ای رو پیشنهاد دهد و با مدیران، سطوح بالاتر، دپارتمان برنامه ریزی و … وارد چانه زنی و تعامل شده و نهایتا افرادی که بتوانند پیشنهاد او را تایید یا رد کنند.

۴- قابلیت تعاملی

برنامه ریزی یک فرآیند تعاملی است. یعنی افراد در رده های مختلف سازمانی باید با هم گفتگو کنند، تعامل کنند و دیدگاه های خود را به هم نزدیک کنند درباره اینکه سازمان در آینده برای تعالی و پیشرفت خود چه مسیری را باید طی نماید. حسن تامل در برنامه ریزی ایجاد اجماع و توافق و یکسان سازی دیدگاه ها راجع به آینده و نقش هر بخش با فرد در ساخت آینده است. لذا در نرم افزار پوینتر سعی شده است تا قابلیت های تعاملی خوبی را برای سازمان ها ایجاد نمائیم.
در نرم افزار پوینتر قابلیت های زیادی برای تعامل در نظر گرفته شده است که به آن اشاره می کنیم:

۱-۴- قابلیت تایید و رد

قابلیت تایید و رد برای تک تک المان ها در نرم افزار گذاشته شده است. به این گونه که در مرحله تعریف اهداف بخشی، تعریف برنامه، تعریف شاخص ها، تعریف هدفگذاری کمی برای شاخص ها در دوره های زمانی مشخص، نمایندگان و کارشناسان برنامه ریزی در بخش های مختلف، بر مبنای توانایی های کارشناسی پیش نویسی آماده کرده یا پیشنهاد می دهند و با توجه به اینکه مدیران آن افراد باید به این پیش نویس ها متعهد باشند، این قابلیت وجود دارد که بتوانند آنها را تایید، رد یا ویرایش کنند و نتایج این تایید و رد ها بطور کامل در سیستم نگهداری شوند.
این تایید و ردها می توانند در چند مرحله صورت پذیرند. برای مثال بعد از تایید مدیران، واحد طرح و برنامه به عنوان حافظ برنامه استراتژیک، تطابق برنامه های تعهد شده را با برنامه های استراتژیک دیده و تایید یا رد مجددی انجام دهد و دوباره برای مدیر ارسال کند.

۲-۴- قابلیت کامنت گذاری

سازمان میتواند روی اهداف، برنامه ها، شاخص ها و هدفگذاری های کمی خود کامنت بگذارد. به طور مثال مدیر می گوید فلان برنامه را به این دلیل رد می کنم و به کارشناس پیشنهاد بدهد و دوباره کارشناس کامنت گذارد و تا لحظه ای که به تعامل برسند این مکالمات ادامه پیدا کند.

۳-۴- قابلیت اطلاعات تکمیلی

این قابلیت را روی اعداد کمی داریم به گونه ای که می توانیم فرمی ایجاد کنیم و در آن اطلاعات کامل تری راجع به اعداد کمی، یا دلایل انحراف یا پیشنهاد های تکمیلی و … ارایه کنیم.

۴-۴- قابلیت هشدار

این قابلیت در نرم افزار به گونه ای طراحی شده که بطور مثال زمان تعریف و ارسال برنامه ها برای فرد ایمیل یا پیام کوتاه ارسال می کند. قابلیت دیگر هشدار روی تاخیرات است. به گونه ای که نزدیک شدن به زمان پایان ورود اطلاعات را به سازمان گوشزد می نماید.

۵- نظام کنترل، ارزیابی و پایش

در راه حل استراتژی این قابلیت وجود دارد که سازمان بتواند وضعیت عملکرد و تحقق اهداف استراتژیک خود را در همه سطوح مورد سنجش قرار دهد. بنابراین سازمان می تواند مشخص کند که کدام سطوح برنامه ریزی را می خواهد پایش کند . به عنوان مثال چشم انداز را ، یا اهداف استراتژیک را و یا برنامه ها و فعالیتها را که این سیستم پایش با تعریف شاخص امکان پذیر می باشد ولی شاخص ها جنس های مختلفی دارند که در نرم افزار این قابلیت وجود دارد که شاخص های مختلفی قرار دهیم. به طور مثال روی فعالیت ها شاخص های کنترل زمانی یا کنترال هزینه ای قرار دهیم یا روی برنامه ها شاخص های سنجش خروجی قرار دهیم یا روی چشم انداز شاخص های عملکردی پیامد بگذاریم و….
که بعضا منطق نرم افزاری پشت این شاخص ها با هم متفاوت است که این منطق ها در سیستم تعبیه شده است.
نکته۱ : شاخص ها در نرم افزار ابتدا در یک مخزن شاخص تعریف می شوند که هر کدام از این شاخص ها می توانند در دوره های مختلف برنامه ریزی استراتژیک، در دپارتمان های مختلف و برای محصولات مختلف مورد استفاده قرار بگیرند و در نهایت این قابلیت وجود دارد که ما می توانیم گزارش تجمیعی از آن اطلاعات تهیه کنیم.
نکته۲ : در نرم افزار قابلیت طراحی شناسنامه شاخص وجود دارد به این گونه که برای هر شاخص ویژگی هایی قرار داده شده که در بخش توصیف راه حل ارزیابی عملکرد به آن می پردازیم.
حال با قرار دادن شاخص ها کاربر می تواند برای مقاطع زمانی مختلف هر شاخص را هدفگذاری کمی کند و در دوره های زمانی مختلف عملکرد آنها را بسنجد.

۶- مسئولیت ها

نرم افزار پوینتر قابلیت وسیعی در بخش تعیین مسئولیت ها دارد مسئولیت ها نشاندهنده نقش افراد در نظام برنامه ریزی استراتژیک هستند. این مسئولیت ها بر روی المان های مختلف برنامه ریزی قابل تعریف است و می توان آنها را به دو بخش کلی مسئولیت روی اهداف و برنامه ها و مسئولیت روی شاخص ها تقسیم کرد.در برنامه ها و اهداف ما می توانیم موارد زیر را مشخص کنیم:
۱- مالک برنامه یا هدف چه کسی است ؟: به ابن معنا که چه کسی در راستای تحقق این هدف یا برنامه پاسخگوی اصلی است. و به عبارت دیگر یعنی مسئولیت تحقق برنامه یا آن هدف به عهده چه کسی است.
۲- مجری برنامه یا هدف چه کسی است ؟: مالک می تواند مسئولیت خود را به یک مجری تفویض کند یعنی یک مجری به نیابت از طرف مالک مسئول تحقق برنامه یا آن هدف می باشد.
۳- همکار برنامه یا هدف چه کسی است ؟ : مجری برای تحقق برنامه خود میتواند تعدادی همکار داشته باشند که این همکاران می توانند ضریب مشارکت صفر تا ۱۰۰درصدی داشته باشند.
در واقع در سیستم پوینتر قابلیت نظام تقسیم کار و مشارکت برای تدوین برنامه های استراتژیک به طور کامل مدلسازی شده است و بر مبنای نظام مسئولیت ها عملکرد افراد را تفکیک و برای آنها کارت امتیازی و کارنامه عملکرد صادر شود.

جمع بندی

راه حل استراتژی بر مبنای بیش از ۴۰ پروژه استراتژی عملی که متخصصین روشمند در انجام آن دخیل بوده اند طراحی شده است به گونه ای که این راه حل بتواند نیازهای سازمان را در استقرار و راهبری کامل نظام مدیریت استراتژیک پوشش دهد و سازمان از طریق این نرم افزار می تواند فرآیند مدیریت استراتژیک خود را تسهیل کرده و به راهبران استراتژی در سازمانها قدرت بالایی در مدیریت نظام مدیریت استراتژیک بدهد.
در این سیستم قابلیت تعریف خط مبنا (Base line) و بازنگری استراتژی در دوره های زمانی مختلف وجود دارد که این امکان را می دهد که سازمان در بازنگری استراتژی تعهدات قبلی خود را نیز لحاظ کرده و در راستای حرکتهای قبلی خود گامی رو به جلو بردارد.
نکته : یکی از برنامه های توسعه ای روشمند در حوزه توسعه نرم افزار تکمیل قابلیت های نرم افزار در تدوین استراتژی از طریق ابزار های استراتژی نظیر ماتریس SWOT، BCG و … و همچنین ایجاد فضای خلق استراتژی از طریق تعریف نقاط قوت و ضعف و … می باشد که در نسخه ۵ پوینتر برنامه ریزی شده است. ضمنا مباحث تحلیل محیطی، قابلیت نظرسنجی از خبرگان و برخی از ابزارهای پیشرفته استراتژی قرار است به این نرم افزار اضافه گردد.

پست های قدیمی تر