Free songs

ارزیابی عملکرد استراتژیک

فرآیند ارزیابی عملکرد، وضعیت سازمان را در حوزه های عملکرد استراتژیک بطور هوشمند کنترل می کند تا مشخص شود که سازمان تا چه حد در اجرای استراتژی موفق بوده است و نیز به شناسایی انحرافات احتمالی و اقدامات متناسب برای برطرف کردن آنها می پردازد. به این منظور نخست لازم است حوزه های اصلی عملکرد استراتژیک سازمان و در حقیقت آنچه که برای سازمان و عملکرد موفقیت آمیز آن در سطح استراتژیک حائز اهمیت است مشخص شود. به این منظور، چارچوب های ساختاری عملکرد که به سازمان در تعریف عملکرد خود و شناسایی حوزه های اندازه گیری کمک می کنند مورد استفاده قرار می گیرند. چارچوب ساختاری عملکرد در حقیقت معماری عملکرد مطلوب سازمان است.

در مرحله بعد، متناظر با حوزه های اصلی اندازه گیری عملکرد مجموعه ای از معیارها و شاخص های عملکرد در سطوح مختلف جزئیات تعریف گردیده و از بین آنها شاخص های کلیدی برگزیده می شوند. به این منظور، چارچوب های رویه ای عملکرد که به سازمان در تعیین شاخص های اندازه گیری برای حوزه های معرفی شده کمک می کنند مورد استفاده قرار می گیرند. این چارچوب ها دربرگیرنده فرآیندی تعریف شده برای طراحی شاخص های اندازه گیری عملکرد سازمان می باشند. علاوه بر چارچوب های ساختاری و رویه ای عملکرد دسته ای دیگر از چارچوب های عملکرد وجود دارد که هدف آنها نگهداری سیستم مدیریت عملکرد سازمان، بازنگری و حفظ اثربخشی آن است. از این چارچوب ها اصطلاحا به چارچوب های بازنگری عملکرد تعبیر می شود.

۱-۱ طراحی شاخص های اندازه گیری عملکرد

فرآیند جامع عملیاتی که جهت طراحی شاخص های اندازه گیری عملکرد اثربخش برای سازمان مورد استفاده قرار می گیرد متشکل از مراحل ذیل است:

۱٫ تعیین اینکه چه شاخص هایی مورد نیاز است؛ در این مرحله مشخص می شود که هر مدیر به چه اطلاعاتی برای مدیریت امور بخش های تحت پوشش خود از کسب و کار نیازمند است. این کار غالبا از طریق جلسات طوفان فکری صورت می گیرد و در نهایت به تهیه فهرستی از ناحیه هایی که امکان اندازه گیری عملکرد در آنها وجود دارد منتهی می شود.

۲٫ تحلیل هزینه و منفعت؛ در این مرحله مشخص می شود که آیا شاخص های شناسایی شده ارزش هزینه کردن دارند یا خیر. این کار با ترسیم و انتقال خروجی های مرحله نخست به ماتریسی با عنوان ماتریس هزینه – منفعت صورت می گیرد و در نهایت به مشخص شدن آن دسته از ناحیه های اندازه گیری عملکرد که از ارزش بازگشتی بالایی برخوردار هستند منتهی می شود.

۳٫ هدف از اندازه گیری؛ در این مرحله مشخص می شود که در پس هر شاخص چه هدفی قرار گرفته است. به این منظور در چک لیست های اندازه گیری، اهداف هر یک از شاخص ها تعیین می گردد. تعیین اهداف اندازه گیری به شناسایی نواحی هسته ای اندازه گیری عملکرد می انجامد.

۴٫ بررسی جامعیت؛ در این مرحله کنترل می شود که آیا همه نواحی مهم برای اندازه گیری عملکرد پوشش داده شده اند یا خیر. برگزاری جلسات طوفان فکری راهکاری است که به این منظور پیش بینی گردیده است. در پایان این مرحله ممکن است برخی نواحی اضافی اندازه گیری عملکرد که البته باید مورد آزمون هزینه – منفعت قرار گیرند شناسایی شود.

۵٫ طراحی جزئیات؛ در این مرحله ساختار هر شاخص عملکردی تعیین می شود. به این منظور برای هر یک از شاخص های اندازه گیری یک صفحه ثبت دربرگیرنده جزئیات، مشخصات، زیرشاخص ها و خلاصه ای از وقایع کلیدی مرتبط با آنها تکمیل می گردد.

۶٫ یکپارچه سازی؛ در این مرحله با استفاده از چک لیست ارزیابی یکپارچگی شاخص ها تعیین می شود که آیا شاخص های عملکردی مشخص شده می توانند یکپارچه شوند یا خیر. خروجی این مرحله مجموعه یکپارچه از شاخص های عملکردی برای سازمان خواهد بود.

۷٫ ملاحظات محیطی؛ در این مرحله کنترل می شود که آیا هر یک از شاخص های کلیدی عملکرد برای محیط جاری کارکردها مناسب می باشند یا خیر. دخالت دادن ملاحظات محیطی به جامعیت و مناسب بودن هر چه بیشتر شاخص های اندازه گیری برای بخش های مختلف سازمان کمک می کند.

۸٫ تست و آزمایش بین کارکردی؛ در این مرحله مشخص می شود که آیا شاخص های عملکردی هر یک از بخش ها می توانند با یکدیگر یکپارچه شوند یا خیر. این کار به کمک برگزاری جلسات گروهی و تکمیل چک لیست ارزیابی یکپارچگی شاخص ها صورت می گیرد تا در نهایت مجموعه ای از شاخص های عملکردی یکپارچه برای کسب و کار بدست آید.

۹٫ ملاحظات بین کارکردی؛ در این مرحله کنترل می شود که آیا همه شاخص ها با محیط جاری سازمان سازگار هستند یا خیر تا در نهایت مجموعه کاملی از شاخص های عملکردی سازگار بدست آید.

۱۰٫ تست تخریبی؛ در این مرحله اینکه چگونه عده ای می توانند بصورت ظاهری و بدون تغییر عملکرد واقعی مقادیر شاخص ها را بالا ببرند مورد بررسی قرار می گیرد. این کار از طریق برگزاری جلسات گروهی و تکمیل چک لیست تست تخریبی صورت می گیرد و به ایجاد بهبود در شاخص های عملکردی یکپارچه و نیز مشخص شدن نواحی بالقوه مشکل زا منتهی می شود.

۱۱٫ نهادینه سازی؛ در این مرحله مجموعه شاخص های عملکرد طراحی شده در سازمان نهادینه و جاری می شوند. این کار مستلزم معرفی و اعلام شاخص ها، ارائه آموزش های مناسب به نیروی انسانی و نیز بازبینی منظم برای حصول اطمینان از اجرایی بودن مجموعه شاخص های اندازه گیری عملکرد است.

۱۲٫ نگهداری مداوم؛ در این مرحله از حذف شاخص های تکراری و معرفی شاخص های متناسب جدید اطمینان حاصل می شود. این کار با تکمیل مداوم چک لیست بازبینی شاخص های عملکردی صورت می گیرد. نگهداری شاخص ها مستلزم یک فرآیند سیستماتیک است تا با اجرای مستمر آن از بروزرسانی منظم شاخص های عملکردی توسط مدیران و بطور کلی تیم مدیریتی سازمان اطمینان حاصل گردد.

فرآیند طراحی شاخص های اندازه گیری عملکرد

فهرست شاخص های عملکردی که از فرآیند فوق بدست می آید حتی المقدور باید کوتاه باشد. به این منظور، با بررسی شاخص ها و امکان ادغام آنها در یکدیگر مجموعه ای از شاخص های ترکیبی جهت اندازه گیری و ارزیابی عملکرد استراتژیک سازمان تهیه می شود.

 

1.2. فرآیند ارزیابی عملکرد

فرآیند ارزیابی عملکرد سازمان به عنوان چهارمین بخش از نظام یکپارچه مدیریت استراتژیک POINT شامل مراحل ذیل است:

۱٫ برنامه ریزی عملکرد؛ در این مرحله شاخص های عملکرد سازمان برنامه ریزی شده و هدف گذاری های لازم در خصوص مقادیر کمی آنها صورت می گیرد. همچنین برنامه های اجرایی جهت ارزیابی و اندازه گیری مقادیر شاخص ها، رویه ها و ابزارهای مورد استفاده، زمان بندی و نیز شیوه اندازه گیری شاخص ها مشخص می شود.

۲٫ اندازه گیری عملکرد؛ در این مرحله بر اساس برنامه ریزی های صورت گرفته شاخص های عملکرد سازمان اندازه گیری می شوند.

۳٫ شناسایی انحرافات و تحلیل؛ در این مرحله بر اساس نتایج بدست آمده از اندازه گیری شاخص های عملکرد و مقایسه آنها با مقادیر مطلوب، انحرافات عملکردی سازمان از اهداف تعیین شده شناسایی گردیده و مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد.

۴٫ برنامه ریزی بهبود؛ در این مرحله بر اساس انحرافاتی که در عملکرد سازمان یافت شده است راهکارهای بهبود و اقدامات مورد نیاز برای جبران این انحرافات شناسایی و برنامه ریزی می شوند.

فرآیند ارزیابی عملکرد بطور مستمر و تکرارشونده در سازمان به اجرا درمی آید. این فرآیند می بایست بر اساس بازخوردهای بدست آمده در سه سطح ذیل مورد بازنگری قرار گیرد:

۱٫ بازنگری در سطح شاخص ها؛ به معنای بروزرسانی و تغییر در فهرست شاخص هایی است که جهت اندازه گیری عملکرد طراحی شده است. این تغییرات می تواند شامل حذف برخی از شاخص های موجود، افزودن شاخص های جدید، ایجاد تغییر در تعریف شاخص ها و … باشد.

۲٫ بازنگری در سطح حوزه های اندازه گیری؛ به معنای تغییر در فهرست حوزه هایی است که به عنوان حوزه های اصلی عملکرد سازمان شناسایی شده اند. این تغییرات می تواند شامل کنار گذاشتن برخی از حوزه ها از فرآیند اندازه گیری عملکرد، شناسایی حوزه های جدید، تغییر در اولویت بندی ها، بروزرسانی روابط علی و معلولی حوزه های اندازه گیری و … باشد. بدیهی است که شاخص های اندازه گیری عملکرد سازمان متناظر با این حوزه ها طراحی شده است.

۳٫ بازنگری در سطح مفروضات استراتژیک؛ به معنای تغییر در جهت گیری استراتژیک سازمان شامل اهداف و استراتژی های تدوین شده و نیز چگونگی جاری سازی استراتژی ها می باشد.