مدل علمی اجرایی اندازه گیری و تحلیل بهره وری در بخش عمومی
مدل علمی اجرایی اندازه گیری و تحلیل بهره وری در بخش عمومی
برای پیاده سازی چرخه مدیریت بهره وری در یک سازمان چهار مرحله وجود دارد که عبارت است از اندازه گیری بهره وری، تحلیل بهره وری، تعریف پروژه های بهبود و اجرای پروژه های بهبود. اما در ادبیات مدیریت بهره وری، برای اندازه گیری بهره وری از شاخصهای بهره وری استفاده می شود. مهمترین این شاخصها عبارتند از :
-
- شاخصهای بهره وری نیروی انسانی
- شاخصهای بهره وری سرمایه
- شاخصهای بهره وری انرژی
- شاخص اندازه گیری بهره وری کل عوامل تولید (TFP)
اما برای اندازه گیری شاخصهای بهره وری فوق، مهمترین اطلاعات پایه ای که مورد نیاز است عبارتند از :
-
- شاخصهای بهره وری نیروی انسانی
- ارزش افزوده ایجاد شده در دوره اندازه گیری
- تعداد نیروی انسانی
- ارزش جبران خدمات نیروی انسانی
- نفر ساعت کار انجام شده در دوره اندازه گیری
- شاخصهای بهره وری سرمایه
- ارزش افزوده ایجاد شده در دوره اندازه گیری
- ارزش خدمات سرمایه مولد
- میزان انباشت سرمایه ثابت در صورت عدم دسترسی به اطلاعات ارزش خدمات سرمایه مولد
- شاخصهای بهره وری انرژی
- ارزش افزوده ایجاد شده در دوره اندازه گیری
- مقدار انرژی مصرف شده
اما بهره وری در سطوح متفاوتی اندازه گیری می گردد.
و میان سطوح مختلف بهره وری رابطه معناداری وجود دارد. به عنوان مثال:
تعداد نیروی انسانی معاونت ها ∑ = تعداد نیروی انسانی سازمان
مقدار مصرف انرژی مدیریت ها و دفاتر زیر مجموعه معاونت ها ∑ = مقدار مصرف انرژی معاونت
بنابراین لازم است تا اطلاعات در سطوح پائینی مهیا شود. لذا برای جمع آوری و برآورد اطلاعات در سطوح زیرین برای هر گونه از اطلاعات ذیلاً توضیحاتی ارایه می گردد.
۱- اطلاعات چارت سازمانی و کارگزینی
چارت سازمانی به همراه اطلاعات کارگزینی کلیه اطلاعات مربوط به مشاغل سازمان و افرادی که در آن شاغل هستند را در اختیار قرار می دهد. این اطلاعات در بند ۲ و ۳ مورد استفاده قرار می گیرد که در ادامه ذکر خواهند شد.
۲- نیروی انسانی
یکی از اطلاعاتی که برای اندازه گیری بهره وری در سطوح مختلف سازمان مورد نیاز است، اطلاعات مربوط به نیروی انسانی سازمان می باشد. این اطلاعات شامل مشخصات، تعداد، نفر ساعت کارکرد و هزینه جبران خدمات نیروی انسانی شاغل به تفکیک هر مدیریت می باشد. اطلاعات فوق به همراه اطلاعات چارت سازمانی می تواند کمک نماید تا اطلاعات نیروی انسانی که برای اندازه گیری شاخصهای بهره وری لازم است، در سطوح مختلف مهیا شود.
نکات: آخرین تغییرات اطلاعات باید به صورت زیر به روز رسانی شود.
- برای محاسبه نفر ساعت باید اطلاعات هر فرد از سیستم حضور و غیاب دریافت شود.
- هزینه جبران خدمات نیز در سیستم حقوق دستمزد قابل استخراج می باشد.
- آخرین تغییرات چارت سازمانی نیز باید از بخش اداری و کارگزینی دریافت شود.
۳- اطلاعات مربوط به مصرف انرژی
در این بخش باید اطلاعات مقدار انرژی مصرفی در هر یک از مکانهایی که دارای پرونده مشترکین در سازمانهای فروشنده انرژی می باشند در دوره های زمانی متفاوت جمع آوری گردد. ضمناً انواع مختلف انرژی می توانند با استفاده از ضرایب تبدیل وزارت نیرو با یکدیگر جمع گردند.
۴- اطلاعات مکانهای در اختیار سازمان
هر سازمانی (مانند وزارت بازرگانی) دارای چندین ساختمان، سالن، انبار و … می باشد. لذا لازم است تا شناسنامه ای برای کلیه مکانهای مورد استفاده سازمان مهیا شود. سپس در هریک از ساختمان ها فضاهای قابل استفاده شناسایی و شناسنامه دار شوند. مثال :
- ساختمان شماره ۲ وزارت بازرگانی
- فضای مشاعی
- طبقه ۴- ، ۳-، ۲-، ۱-
- پارکینگ
- طبقه همکف، سالن انتظار ارباب رجوع
- طبقه همکف
- بخش حراست
- اتاق ۰۰۱
- اتاق ۰۰۲
- …
- بخش پاسخگویی به مراجعین
- …
- بخش ثبت سفارش
- …
- طبقه ۱
- اتاق ۱۰۱
- اتاق ۱۰۲
- …
- سالن کنفرانس
- فضای مشاعی
- …
مثال: اتاقهای ۲۰۱، ۲۰۲، ۳۰۱ و ۶۰% سالن کنفرانس طبقه سوم (تفکیک زمانی یا مساحتی) در اختیار مدیریت فن آوری اطلاعات قرار دارد.
در این بخش باید لیستی از سرمایه های ثابت سازمان آماده گردد. این سرمایه ثابت شامل ساختمان، ملزومات اداری، کامپیوتر، شبکه و هر کالایی می باشد که عمر مفید آن بیش از یکسال می باشد. سپس هزینه اجاره آن سرمایه برای مدت یکسال آن از بازار ارایه کننده آن دریافت گردد. در صورتی که اطلاعات آن در بازار موجود نباشد، باید یک برآورد ضمنی از اجاره یکساله صورت پذیرد. در صورتی که آن نیز محقق نباشد باید میزان ارزش آن سرمایه به قیمت ثابت در نظر گرفته شود. قیمت جاری نیز با تورم زدایی قابل استفاده می باشد. در انتها باید هر یک از اقلام سرمایه ای یا به باکس های چارت سازمانی و یا به مکانهای شناسنامه دار تخصیص یابد.