“داشبورد نمایشی گرافیکی از مهم ترین داده های سازمان برای رسیدن به اهداف است به طوری که در یک صفحه با یک نگاه قابل درک باشد.”
داشبورد نمایش گرافیکی داده ها است : دشبورد از مجموعه ای از متن و ابزار گرافیکی برای ارایه داده ها استفاده می کند و تأکید بیشتر بر ابزار گرافیکی است؛ نه به این دلیل که ابزار گرافیکی جذاب تر می باشند، بلکه به لحاظ روانشناسی ابزار گرافیکی نسبت به متن ارتباط مؤثرتری با مخاطب برقرار می کنند . چگونه می توان داده ها را طوری نمایش داد که به سرعت درک شوند؟ برای این هدف شما می بایست اطلاعاتی در مورد دریافت یا ادراک بصری و روانشناسی رنگ داشته باشید!
ارایه داده ها برای رسیدن به اهداف : اهداف می تواند در حد کلان )سازمانی) و یا فردی باشد و منابع داده ها می توانند متفاوت باشد؛ گاه داده های اولیه که طی فرآیندی و با استفاده از مدل های ریاضی تبدیل به شاخص ها یا معیارهای کلیدی می شوند، برای رسیدن به یک هدف خاص در ابتدا کاملاً دور از ذهن و ناکارآمد به نظر می رسند . در این جا باید گفت “دشبورد داده ها را نمایش می دهد نه صرفاً معیارهای کلیدی را “.
داشبورد در “یک صفحه “ارایه می شود : اگر کاربر مجبور شود برای دیدن تمام داشبورد از Scroll استفاده نماید و یا به صفحه دیگری رجوع کند، شما اصل مهم طراحی ابزار داشبورد را زیرپا گذاشته اید ! تمامی داده ها می بایست در یک صفحه ارایه شود و چون مدیران نمی توانند از یک مانیتور ۳۰ اینچ استفاده کنند، هنر شما است تنها مهم ترین داده ها را در دشبورد جای دهید و مابقی را با استفاده از ابزار Drill-downارایه نمایید .
داشبورد باید با “یک نگاه “قابل درک باشد : دشبورد داده های “مختصر شده ” و “استثنا” را نمایش می‌دهد. توقع تصمیم گیری تنها با یک نگاه دیدن دشبورد، مناسب نیست، اما نگاه اول شما را متن امور قرار می دهد؛ برای داده های دقیق تر می توانید از ابزار رهیاب (Navigation)استفاده کنید.
معماری داشبوردها
با توجه به آنچه که به عنوان اجزا یک سیستم کنترل مدیریتی مطرح می باشد ، سیستم دشبورد نیازمند به برقراری ارتباط اطلاعاتی با کلیه منابع اطلاعاتی در سازمان است . با جمع آوری اطلاعات از بخش های مختلف سازمان و پس از فرآیند یکپارچه سازی در انبار داده ها ، امکان اندازه گیری معیارها و شاخص های کلیدی از طریق منابع اطلاعاتی ایجاد می‌شود .
ساختار اطلاعات یکپارچه شده باید به گونه ای باشد که هر نوع معیار و یا شاخص به روی آن قابل تعریف بوده و امکان آنالیز را بر اساس هر کدام از شاخص ها و یا مجموعه ای از آنها فراهم سازد . معماری یک راه حل هوشمندی کسب و کار برای پیاده سازی سیستم های کنترل مدیریتی بر اساس دشبورد را می توان در شکل زیر دید :
۱- منابع داده ای (Data source )
منابع داده ای عبارتند از عناصری که داده های سازمان را در اختیار دارند . این اطلاعات شامل مراجع عملیاتی و مراجع تاریخی داده می باشد . این اطلاعات را می توان در قالب های فایلهای Flat ، Web service ها ، XML ، ODBC یا JDBC برای ارتباط با سایر DBMS ها نظیر SQL-Server یا Oracle و همچنین فایلهای Excel ، Access و … طبقه بندی نمود .
۲- سرور تحلیل ها (Analytics server)
این سرورها اطلاعات بدست آمده از منابع داده ای را به مدل داده ای چند بعدی قابل تحلیل تبدیل می نمایند و سپس بر روی پایگاه داده چند بعدی خود شاخصهای کلیدی کسب و کار را تعریف نموده و اندازه گیری می نمایند .
۳- داشبوردهای عملکردی (Performance dashboards)
دشبوردها چهار فعالیت عمده را پشتیبانی می نمایند :
- نمایش شاخصهای کلیدی عملکرد
شیوه هایی که برای آگاه سازی و نمایش وضعیت شاخصهای کلیدی عملکرد به مدیران مطرح می شود به صورت زیر است :
- نمایش گرافیکی :
برای سطوح بالای مدیریت که به منابع خلاصه و قابل فهم برای تصمیم گیری نیاز دارند ، نمودارها ، چارت ها ، گاج ها و . . . در نظر گرفته می شود . خلاصه ای از اطلاعات مهم و داده های کلیدی و مشاهده ای از روند تغییرات آن به صورت گرافیکی نمایش داده می شود .
- استفاده از رنگ ها
برای نمایش اطلاعات از سیگنال های مختلفی استفاده می شود . استفاده از رنگ ها برای نشان دادن وضعیت و یا هشدار دادن ( به عنوان مثال : وضعیت موجودی کالا ، سه سطح می توان در نظر گرفت ، رنگ قرمز برای مقادیر کمتر از موجودی اطمینان ، رنگ زرد برای محدوده نزدیک به موجودی اطمینان ( هشدار ) و رنگ سبز برای محدوده ی بعدی .
- قابلیت Drill-down :
ممکن است کاربر پس از مشاهده ی روندی خاص برای تحلیل بیشتر به جستجوی علت بپردازد . قابلیت Drill-down به کاربر این امکان را می دهد به بررسی ریز جزئیات یک موضوع خاص بپردازد و به کاربر این امکان را می دهد تا شاخص مورد نظر خود را در سطح جزیی تر در سازمان بررسی نماید .
- مدیریت رخ داد‌های غیر منتظره
- مدیریت برنامه ریزی فعالیتهای اصلاحی
- تحلیل وضعیت
