راه حل مدیریت استراتژیک

اصولا در سازمان های مختلف از واژه های مختلفی در بحث استراتژی استفاده می کنند. مثلا چشم انداز ما این است که جزء سه شرکت برتر در صنعت خودمان شویم. که در مرحله بعد این چشم انداز را به اهدافی خرد می کنیم. اهداف کلان واژه ی دیگری است که چشم انداز را کمی می کند به طور مثال سوم بودن به این معناست که از نظر سود دهی یا سهم بازار ما در رتبه ی یک تا سه باشیم. که در مرحله بعد برای آنها استراتژی -که عنصری دیگر است- تدوین کرده و در ادامه برای آن برنامه تعریف می کنیم.
این واژه ها در ادبیات استراتژی در سازمان های مختلف متفاوت می باشد. برای مثال واژه های بکار رفته در متدولوژیهای SWOT و برایسون متفاوت هستند.
در قسمت مدل سازی نرم افزار پوینتر قابلیتی گذاشته شده که سازمان از هر ترمینولوژی و ادبیاتی که استفاده کند، میتواند مدل های استراتژیک خاص خود را در نرم افزار ایجاد کند. در زیر به نمونه هایی از مدل های سازمان های مختلف آورده شده است:

راه حل مدیریت استراتژیک

در این قسمت رابطه ها پیاده سازی می شوند برای مثال ارکان استراتژیک به عناصر استراتژیک چه ارتباطی دارند یا ماموریت موضوعی کلی است ولی چشم انداز به یک سری اهداف کلان خرد شده و اهداف کلان به اهداف سازمان خرد می شوند و بدین صورت این ارتباطات در پوینتر پیاده سازی می شوند.
نکته ی قابل توجه این است که در نرم افزارهای متداول دنیا ارتباطات بین عناصر برنامه ریزی عمدتا بصورت درختی مدل می شود (بصورت یک به چند)، در صورتی که بعد از تلاش بر روی مدل های ریاضی نرم افزار پوینتر، توانسته است این ارتباطات را به روابط چند به چند تبدیل کند برای مثال یک هدف بر روی چند استراتژی و یک استراتژی از چند هدف سرچشمه می گیرد.
نرم افزار پوینتر این قابلیت را دارد که یک ابر گراف از کل نظام برنامه ریزی ایجاد کند، با این منطق که لایه های پایین چگونه روی لایه های بالا تاثیر می گذارند. کاربرد این ابر گراف، مبنای تحلیل های بعدی نرم افزار خواهد بود.

در این بخش روی گرافی که در مرحله ارتباطات مشخص شده وزن مشخص می کنیم. در سیستم پوینتر طبق شکل یک آیتم حاوی چند وزن می باشد که روی لایه های بالاتر خود تاثیر گذاشته است.
وزن اثر (ei) : نشان دهنده این است که یک هدف اگر محقق شود، با چه شدتی روی لایه های بالاتر اثر می گذارد.
وزن اهمیت (wi) : نشان دهنده این است که یک هدف اهمیتش نسبت به سایر اهداف چقدر است.
وزن زمانی (ti) : این وزن بر اساس تاریخ شروع و پایان هر برنامه یا هدف و همچنین محاسبه Duration یا مدت محاسبه می شود که نشان دهنده این است که در هر لایه هر آیتم چند در صد از کل مدت زمان انجام را بین کلیه آیتم ها به خود اختصاص داده است یعنی وزن زمانی یک آیتم نسبت به دیگر آیتم ها مشخص می شود.
وزن هزینه ای (bi) : برای انجام هر آیتم بودجه ای باید تخصیص داده شود که این وزن نشان دهنده این است که بودجه یک آیتم نسبت به دیگر آیتم ها چقدراست.
در این نوع مدل وزن دهی نرم افزار پوینتر، این قابلیت وجود دارد که با دادن وزن اهمیت، سیستم قادر است وزن اثر را محاسبه کند یا با دادن وزن اثر، سیستم، وزن اهمیت را محاسبه می کند. که این کاربرد فوق العاده ای در تحلیل و بررسی دارد.

به این گونه است که نرم افزار پوینتر این قابلیت را دارد که ما می توانیم فیلدهای اطلاعاتی مختلف برای هر لایه تعریف کنیم. برای مثال برای لایه موضوع، فیلدهای اطلاعاتی نام موضوع، اهداف مرتبط، جنس هدف، خروجی هدف و… تعریف می کنیم و این فیلدهای اطلاعاتی در نهایت در گزارشگیری به ما کمک می کنند.

سازمان ها را از لحاظ ساختار به هلدینگی، توزیع شده و برخی دیگر با ساختار ساده تعریف می کنیم.
حال یکی از سوالاتی که معمولا برای سازمان مطرح است این است که در کدام سطوح سازمان برنامه ریزی استراتژیک باید انجام پذیرد؟
برای مثال در شرکتهای هلدینگی برنامه ریزی استراتژیک در سطح شرکت مادر یا شرکتهای زیرمجموعه انجام می پذیرد؟ در سازمان برنامه ریزی استراتژیک در سطح ستاد یا شعب استانی انجام می پذیرد؟ آیا برنامه ریزی استراتژیک در همه شعب استانی شبیه هم هستند یا هر کدام بسته به مقتضیات آنها برنامه ریزی استراتژیک متفاوت دارند؟ آیا در هر شرکت جاری سازی استراتژیک در سطح معاونت ها انجام می پذیرد یا سطح مدیریت ها، واحد ها یا سطح فرد؟
اصولا تصمیم گیری راجع به اینکه ما تا چه سطحی میخواهیم استراتژی را به عملیات پیوند بزنیم، بخشی از حکمرانی نظام مدیریت استراتژیک است، سوالی مهم است که ما در استراتژی به آن پاسخ می دهیم! حال هر پاسخی سازمان به این سوال دهد، نرم افزار پوینتر قابلیت مدل سازی آن را دارد.

روشهای مختلفی برای خرد کردن استراتژی به سطوح پایین تر وجود دارد.
۱- روش تسهیم : در این روش اهداف استراتژی لایه های پایین عینا بخشی از اهداف استراتژی لایه های بالاتر است.
۲- روش تفسیر : در این روش اهداف لایه های پایین تر، همان اهداف لایه های بالاتر است که بسته به ماموریت لایه های پایین در لایه پایین ترجمه شده است.
۳- روش ترکیبی : در این روش وقتی برنامه ریزی استراتژیک از لایه بالا به لایه پایین تر می آید، به لایه پایین در سازمان این آزادی عمل داده می شود که برخی از اهداف را تسهیم، برخی را تفسیر و برخی دیگر را اختصاصی برای خود تعریف کند. اهدافی که در برنامه ریزی استراتژیک دیده نشده ولی از نظر این واحد برای تعالی کسب و کار ضروری می باشد.
نوع برنامه ریزی و نوع خرد کردن استراتژی در سازمان باید مشخص شده و در نرم افزار پوینتر این قابلیت وجود دارد که نرم افزار خود را با هر کدام از روش ها تطابق دهد.

اصولا در مدیریت استراتژیک انجام فاز های محتلف برای برنامه ریزی یا کنترل تابع یک فرآیند یا جریان کار است. این جریان کار یک فاز را بر اساس مسئولیتها به مراحل کوچکتر می شکند. که این مسئولیتها نقش افراد مختلف را مشخص کرده و توالی وظایف افراد واینکه چه کسی باید چه چیزی را برای چه کسی آماده کند را مشخص می نماید.
برای مثال در فاز جاری سازی سطح بخش فرآیندی تعریف می کنیم، به این گونه که ابتدا نماینده آموزش دیده ی مدیریت بازاریابی اهداف بخشی بازاریابی را تعریف کرده و به مدیر مسقیم خود ارسال می کند، مدیر اهداف را رویت و تایید کرده و برای دپارتمان طرح و برنامه ارسال می شود. دپارتمان طرح و برنامه در ابتدا کنترل تطابق با استراتژی سازمان را انجام داده و در مرحله بعد شاخص های عملکردی را برای آنها مشخص کرده و در نهایت برای معاون بازاریابی ارسال می کند. در صورت تایید معاون بازاریابی، اهداف برای کارگروه استراتژی ارسال شده و تصویب می شود.
این جریان کار در سازمان های مختلف متفاوت است. این جریان کار نشان می دهد سطوح اختیار به چه شکل دیده شده اند.
نرم افزار پوینتر این قابلیت را دارد که جریان کار ها را بسته به نیاز سازمان در موتور طراحی جریان کار خود پیاده سازی نماید.

یکی از قابلیت هایی که در مدیریت استراتژیک وجود دارد قابلیت تعامل است. به این شکل که یک مدیر برنامه ای رو پیشنهاد دهد و با مدیران، سطوح بالاتر، دپارتمان برنامه ریزی و … وارد چانه زنی و تعامل شده و نهایتا افرادی که بتوانند پیشنهاد او را تایید یا رد کنند.

قابلیت تایید و رد برای تک تک المان ها در نرم افزار گذاشته شده است. به این گونه که در مرحله تعریف اهداف بخشی، تعریف برنامه، تعریف شاخص ها، تعریف هدفگذاری کمی برای شاخص ها در دوره های زمانی مشخص، نمایندگان و کارشناسان برنامه ریزی در بخش های مختلف، بر مبنای توانایی های کارشناسی پیش نویسی آماده کرده یا پیشنهاد می دهند و با توجه به اینکه مدیران آن افراد باید به این پیش نویس ها متعهد باشند، این قابلیت وجود دارد که بتوانند آنها را تایید، رد یا ویرایش کنند و نتایج این تایید و رد ها بطور کامل در سیستم نگهداری شوند.
این تایید و ردها می توانند در چند مرحله صورت پذیرند. برای مثال بعد از تایید مدیران، واحد طرح و برنامه به عنوان حافظ برنامه استراتژیک، تطابق برنامه های تعهد شده را با برنامه های استراتژیک دیده و تایید یا رد مجددی انجام دهد و دوباره برای مدیر ارسال کند.

سازمان میتواند روی اهداف، برنامه ها، شاخص ها و هدفگذاری های کمی خود کامنت بگذارد. به طور مثال مدیر می گوید فلان برنامه را به این دلیل رد می کنم و به کارشناس پیشنهاد بدهد و دوباره کارشناس کامنت گذارد و تا لحظه ای که به تعامل برسند این مکالمات ادامه پیدا کند.

این قابلیت را روی اعداد کمی داریم به گونه ای که می توانیم فرمی ایجاد کنیم و در آن اطلاعات کامل تری راجع به اعداد کمی، یا دلایل انحراف یا پیشنهاد های تکمیلی و … ارایه کنیم.

این قابلیت در نرم افزار به گونه ای طراحی شده که بطور مثال زمان تعریف و ارسال برنامه ها برای فرد ایمیل یا پیام کوتاه ارسال می کند. قابلیت دیگر هشدار روی تاخیرات است. به گونه ای که نزدیک شدن به زمان پایان ورود اطلاعات را به سازمان گوشزد می نماید.