راه حل مدیریت پروژه
مدیریت پروژه
هدف اصلی سیستم مدیریت پروژه روشمند مدیریت سبد پروژه ها و اقدامات استراتژیک می باشد. کارکرد اصلی این سیستم برنامه ریزی، کنترل و گزارش دهی در رابطه با سبد پروژه ها و اقداماتی است که برای تحقق استراتژی باید توسط سازمان انجام شود. یکی از قابلیتهای اساسی این سیستم اتصال پروژه ها به اهداف استراتژیک واستراتژی ها می باشد. به طور خلاصه قابلیتهای و منطق تجاری این راه حل به شرح زیر می باشد:
برنامه ریزی سبد پروژه ها
اولین قابلیتی که در راه حل مدیریت پروژه وجود دارد قابلیت برنامه ریزی سبد پروژه ها می باشد. در این بخش، ابتدا امکان تعریف پوشه مدیریت پروژه برای دپارتمان ها یا سازمان قرار داده شده است که به مدیران امکان تعریف سبد تعهدات پروژه ای در یک دوره زمانی را می دهد. در واقع در هر پوشه، یک دپارتمان از سازمان می تواند شروع به تعریف پروژه های خود کند و آنها را در یک سبد قرار دهد. داخل سبد این امکان وجود دارد که به پروژه ها وزن داده و مشخص کنیم چه حجمی از سبد را دارند. اوزانی که پروژه ها می توانند داشته باشند، اوزان زمانی، هزینه ای و اهمیت است که همه اینها در سیستم قابل تعریف می باشد.
در این راه حل برای برنامه ریزی سبد پروژه ها قابلیت تعریف فرآیند وجود دارد که به سازمان کمک می کند تا سبد پروژه ها پیشنهاد شده، توسط مدیران مربوطه تایید و توسط مدیران ارشد تصویب و ابلاغ شوند. لذا در این مسیر قابلیت تایید و رد و یا کامنت گذاری و تعامل در نظر گرفته شده است. بعد از اینکه سبد پروژه ها نهایی شد ما امکان تکمیل شناسنامه پروژه ها را داریم. به این ترتیب که می توانیم برای پروژه فیلدهای تکمیلی تعریف کنیم. این فیلدهای تکمیلی دینامیک و قابل تعریف بوده و شامل عنوان پروژه، شرح پروژه، هدف پروژه، محدودیت های پروژه، تاریخ شروع و پایان پروژه، وزن پروژه و … می تواند باشد.
برنامه ریزی پروژه
در بخش برنامه ریزی پروژه امکان تعریف فعالیت، خلاصه فعالیت و مایلستون در نظر گرفته شده است. ضمن اینکه می توانیم درختی از فعالیت ها را به صورت WBS یا Work break down structure تعریف کنیم. زمانی که فعالیت ها را تعریف می کنیم هر فعالیت دارای اطلاعات تاریخ شروع و پایان و به تبع آن Duration یا مدت زمان انجام می باشد. همچنین این قابلیت وجود دارد که روابط هر فعالیت با سایر فعالیت ها مشخص می شود. روابطی که بین فعالیت ها تعریف می شود می تواند روابط Start to Finish، Finish to Start، Finish to Finish و Strat to Start باشد. علاوه بر آن برای فعالیت ها فیلدهایی مانند بودجه و مسئولیت ها نیز در نظر گرفته شده است.
قابلیت بعدی که در این سیستم وجود دارد قابلیت Scheduling می باشد. دراین قابلیت می توانیم شبکه ای از فعالیت ها و زمانبندی هایی را که بر مبنای روابط پیش نیازی، پس نیازی و تاریخ شروع و پایان تعریف شده اند، ایجاد کنیم. ضمناً می توان اطلاعات فعالیت ها و WBS را روی گانت چارت نمایش داد. در ضمن محاسبه الگوریتم CPM هم در این سیستم وجود دارد و می تواند مسیر بحرانی فعالیت ها را شناسایی و مشخص کند.
در ماژول کنترل پروژه قابلیت تعریف Base Line وجود دارد و ما می توانیم تصویری از یک برنامه پروژه در یک زمان خاص بگیریم و آن را نگهداری کرده و بعدا progress یا پیشرفت پروژه را با Base Line مقایسه کنیم.
کنترل پروژه ها
قابلیت دیگری که در راه حل مدیریت پروژه وجود دارد قابلیت محاسبه درصد پیشرفت پروژه می باشد. که برای محاسبه درصد پیشرفت پروژه دو المان باید محاسبه شود:
1- پروژه تا به اینجا چقدر باید پیشرفت می کرد؟
که این المان بصورت اتوماتیک و بر مبنای اینکه در چه تاریخی این پایش انجام می گیرد توسط سیستم قابل محاسبه است که اصطلاحا به آن پیشرفت برنامه ای می گوئیم.
2- پروژه تا به اینجا چقدر پیشرفت کرده است؟
این المان بصورت دستی توسط مسئولین آن فعالیت در سیستم وارد می شود و مشخص می کند که پیشرفت واقعی فعالیتها چقدر بوده است.
اطلاعات Progress می توانند بر مبنای منطق های وزن دهی متفاوتی تجمیع شده تا Progress کل پروژه یا سبد را داشته باشیم.
قابلیت های محاسبه Progress کل پروژه از منطق های وزن دهی مختلفی امکان پذیر است. منطق وزن دهی زمانی (برمبنای وزن زمانی فعالیت ها)، منطق وزن دهی هزینه ای و اهمیتی.
مسئولیت ها
روی فعالیت ها قابلیت تعریف مجری و همکار وجود دارد. مجری فعالیت کسی است که مسئولیت اصلی را در انجام یک فعالیت برعهده دارد و همکار کسانی هستند که با مجری در انجام فعالیت مشارکت و همکاری دارند. ولی در نهایت تحقق فعالیت برای همه تیم فعالیت منظور می گردد.
فرآیند ها و جریان های کاری
سیستم مدیریت پروژه مجهز به منطق Workflow و فرآیندهای داینامیک می باشد. لذا در مرحله برنامه ریزی پروژه امکان تعریف، تایید و تصویب پروژه لحاظ شده و در مرحله کنترل پروژه، قابلیت تنظیم دوره های پایش، ورود اطلاعات پیشرفت پروژه ها، بررسی، صحه گذاری و تایید و تصویب آنها در سیستم وجود دارد. ضمن اینکه در این فرآیند قابلیت کامنت گذاری و آلارم وجود دارد. بصورتی که کاربرانی که مسئولیت تایید دارند می تواند در مرحله برنامه ریزی روی فعالیت ها و در مرحله کنترل پروژه روی اعداد و ارقام کامنت گذاشته و از نفرات قبلی درخواست توضیحات تکمیلی داشته باشند.
تقویم کاری پروژه
یکی دیگر از قابلیت های سیستم قابلیت تعریف Calendar یا تقویم کاری است. به این ترتیب که تعطیلات رسمی در آن قابلیت تعریف دارد.
گزارشات پروژه
آخرین قسمت مربوط به گزارشات می باشد. به این ترتیب که می توانیم مرکز گزارش سیستم پوینتر را به مرکز گزارشی که در ماژول تعریف می کنیم لینک کنیم. در مرکز گزارش قابلیت ساخت گزارشاتی از جمله گزارشاتی مانند S Curve، پیشرفت پروژه، مسئولیت ها، پیشرفت سبد پروژه ها، وضعیت پوشه ها، انحراف و … وجود دارد.
